Pour la réussite d’un projet de cartable numérique, il est nécessaire que l’ensemble des acteurs de l’école soient impliqués et utilisateurs de la solution mise en œuvre. Élèves, enseignants, mais aussi surveillants, documentalistes, personnels administratifs et direction.
Un rassemblement autour d’une manière de travailler unique permet une réduction du coût de possession de l’infrastructure nécessaire du fait de la mutualisation et donne un message clair aux équipes pédagogiques sur l’implication de la direction. C’est également un moyen opportun d’apporter aux équipes administratives des écoles une modernisation de leurs outils de travail leur permettant une meilleure flexibilité et une ouverture vers l’extérieur en apportant à chacun des outils efficaces qu’ils soient à leur bureau, en salle de classe, en déplacement dans l’établissement ou en réunion à l’extérieur.
Penser cette mobilité de l’espace de travail éducatif comme une brique fondamentale du système d’information implique de revoir un certain nombre d’acquis fonctionnels de l’informatique comme le partage de documents, la messagerie électronique, les éditeurs de documents ou encore la gestion des agendas.
Autant le dire dès maintenant, les éditeurs français de logiciel à destination du monde éducatif sont en retard sur ces usages modernes. Ils sont aujourd’hui un frein au développement du numérique dans nos établissements de par une qualité très médiocre du produit final.
Il n’est pour autant pas impossible pour les écoles d’aller de l’avant, en construisant un système d’information résolument tourné vers l’avenir tout en créant une passerelle entre le monde moderne, nécessaire au cartable numérique, et le monde passé, dans lequel sont bloqué nos éditeurs de logiciel.
Dans cette vision globale, il est donc nécessaire de choisir des outils qui :
Pour tous les besoins qui ne trouveraient pas de solution répondant à ce cahier des charges, il sera nécessaire de construire un environnement applicatif accessible à distance (Microsoft Remote Deskop Service ou RemoteApp, VMware Horizon, Citrix Workplace, etc.). Ces outils permettront aux iPad d’accéder à des applications Windows à distance (nécessitant un accès Internet) de manière optimale.
Le système d’information de l’école dans cette vision passe de quelques centaines d’ordinateurs au maximum réparti entre l’administration, le BVS, le CDI et les salles de cours à très rapidement un millier ou plus de tablettes. De par ce changement d’échelle, il est important de considérer que :
Il est important qu’une direction souhaitant adopter notre vision de l’école moderne se donne les moyens humain, technique et financier de réussir. Les employés en charge de l’informatique devront recevoir les formations nécessaires pour adopter ce changement majeur de fonctionnement. Il est quasiment impossible qu’ils disposent d’une expérience passée comparable au chantier qui les attend.
Il en va de même pour les prestataires informatiques habituels. Quelle que soit leur taille, si vous êtes en train de lire ces lignes c’est qu’ils n’ont pas eu la capacité de détecter votre besoin de modernité ni la compétence pour vous y accompagner.
Enfin, l’augmentation majeure du nombre d’équipements à gérer et l’accès simultané et 24/7 aux outils pédagogiques implique une gestion la plus automatique possible. Tout outil déployé doit pouvoir s’intégrer à la gestion d’identité centrale de l’établissement. Les logiciels et serveurs doivent disposer d’une politique d’application automatique des mises à jour. L’intégralité de la solution doit disposer de services de sauvegardes. Absolument tous les outils doivent disposer de journaux d’accès. Tout logiciel déployé doit disposer d’interface d’automatisation et de programmation en ligne de commande ou via des API.
Ce niveau d’exigence permettra de garder l’ensemble du système d’information sous contrôle d’une équipe réduite en catégorisant leur travail en trois parties :
Afin d’imager au mieux ce qui est permis par ce cahier des charges s’il est respecté par tous les éditeurs, prenons l’exemple d’un élève arrivant en cours d’année. L’élève est inscrit par le service administratif dans son outil de gestion des élèves, cet outil est régulièrement synchronisé avec l’annuaire de l’école afin d’en extraire l’identité et la classe pour créer son compte établissement, son identité numérique. Pour tout nouveau compte, un identifiant et un mot de passe est généré et mis à disposition du référent informatique qui lui remettra son iPad, son code, et lui présentera le fonctionnement de l’école. L’élève activant sa tablette entrera une unique fois son identifiant, son mot de passe et se verra attribuer en fonction de sa classe ses applications, ses livres, et aura accès à sa boîte e-mail automatiquement créée et aux outils de collaboration de sa classe avec accès aux conversations précédentes concernant l’année scolaire actuelle. La carte d’accès de l’élève permettant l’impression à la demande et le paiement à la cantine et la cafétéria est provisionnée en fonction de sa classe et son régime scolaire, le BVS n’a plus qu’à l’imprimer et la donner avec les instructions adaptées. Les enseignants et surveillants reçoivent un e-mail informant de l’arrivée d’un nouvel élève dans une des classes qui les concerne.
Ce genre de scénario peut sembler surréaliste et c’est pourtant le quotidien d’une entreprise correctement gérée. C’est une chose également accessible aux écoles qui s’en donnent la volonté. Ce n’est pas nécessairement une question de moyens financiers (bien que cela aide), mais surtout d’acteurs internes et externes compétents et bienveillants.